標書文件工房：兩天定版路上的七條規則

2026-08-05～08-06 ・文件製作方法・來源：環境部標案兩章撰寫 WAL 開單（已交付定版）

背景與結果：為環境部標案撰寫服務建議書其中兩章（種子人員培訓、成果發表）。8/5 草稿完備、8/6 依會議裁決收尾定版交付。兩天累積下來最有價值的不是內容，是文件工房的七條可複用規則——每一條都是現場踩出來的。

收穫與地雷

1｜A4 排版決定圖片大小，判準要機械化

Before（問題）圖片原尺寸塞進文件，印成 A4 後一頁只剩一張圖、沒有文字，閱讀節奏全斷。

After（效益與做法）以「滿版寬時的成像高度」逐張換算（A4 可用高約 24cm）：理想＝圖＋圖說佔 1/2 頁、上限 2/3。最終收斂成兩級規則——近滿版的縮 50%、其餘一律 80%。判準能機械化，就不用每張吵一次。

2｜稱謂有語態邊界

Before（問題）內文混用「本部」——那是機關的自稱，出現在廠商寫的計畫書裡立場錯亂。

After（效益與做法）規則：引用 RFP 原文的區塊保留「本部」不動；廠商自寫的內文一律稱「環境部／貴部」。引用區與自寫區的邊界，就是語態的邊界。

3｜「不寫死」不是教條

Before（問題）內部原本約束「時數場次不寫死」，怕被規格綁住。

After（效益與做法）裁決翻案：場地與費用由我方負擔，開宗明義寫明「1 場、2 小時、30 名」反而控住範圍。原則背後要看成本歸屬——誰付成本，誰決定寫多明確。

4｜誠實口徑：每句都要有佐證

Before（問題）得獎與參與紀錄想寫得漂亮，經不起查證就是驗收地雷。

After（效益與做法）共同獲獎要有得獎名單文件可查才寫；未獲選的參與只寫「提案規劃與報名」的事實，不寫成戰績。誠實口徑是一次定調、全文沿用。

5｜同一人寫的章節收斂成一份檔

Before（問題）一章拆成五個小檔，審閱要跳來跳去，合併時衝突不斷。

After（效益與做法）會議裁決：同一人寫的就留一份，單一檔承載全章；拆分的小檔移到垃圾桶資料夾保留不真刪。檔案結構跟著「誰在維護」走，不跟著目錄美學走。

6｜檢查工具要跟上真實寫法，修了要回上游

Before（問題）圖片要指定寬度只能寫 HTML img 標籤，但圖說檢查工具只認 markdown 圖片語法——42 個圖說被誤報「找不到圖片」。

After（效益與做法）修工具讓它認得 HTML 寫法，同一份修正送上游 PR，本地標註「暫時領先上游、合併後刪除此註記」。不繞道、不留永久分岔。

7｜收工必附機敏清理註記

Before（問題）趕交期時，暫存影格、含個資的原始截圖這類機敏物的清理最容易被跳過——而且跳過了自己不知道。

After（效益與做法）每次收工三選一註記：已完成（附驗證）／未完成留待裁決（列明位置與風險）／不適用。含個資的截圖先進垃圾桶資料夾待人工刪，位置寫進註記。